“Kantoorautomatisering”, wat is dat eigenlijk? Denk jij bij kantoorautomatisering aan robots die het kantoor binnen komen gereden om jouw werk over te nemen? Dan heb je het mis! Kantoorautomatisering zorgt er juist voor dat jij meer tijd overhoudt voor de belangrijke en leukere taken van jouw werk.
Je hoeft niet langer meer te wachten op informatie, constant administratieve taken uit te voeren en ongepland te communiceren met collega’s. De basale werkzaamheden van kantoorwerkers worden uit handen genomen door ICT-oplossingen. Hoe dit precies werkt en wat de voordelen zijn? Dat lees je in dit artikel!
Maak jouw werk makkelijker met kantoorautomatisering
Houd jij jezelf graag bezig met deadlines, urgente taken en persoonlijke ontwikkeling? Maar merk je dat je het grootste deel van je tijd bezig bent met terugkerende taken als e-mails beantwoorden, administratieve werkzaamheden uitvoeren en ongeplande communicatie met collega’s? Dan is het tijd dat jij gaat nadenken over kantoorautomatisering. Wij leggen vast aan je uit wat dit precies is.
Met kantoorautomatisering kun je werk optimaliseren, door jouw meest praktische en terugkerende taken te automatiseren. Dit proces wordt uitgevoerd door ICT-oplossingen, via hardware (zoals je pc of mobiel), uitgevoerd door software. Dit klinkt wellicht wat ingewikkeld, maar geen zorgen! Je hoeft niets technisch te leren wanneer je zelf totaal niet technisch bent. Boost IT Consultancy helpt jou namelijk graag.
Dit zijn de voordelen van kantoorautomatisering
Kantoorautomatisering brengt veel voordelen met zich mee. Wij hebben de belangrijkste voordelen hieronder voor jou op een rij gezet:
Het scheelt veel tijd
Bij kantoorautomatisering wordt er veel werk uit handen genomen waardoor je minder tijd kwijt bent aan bijvoorbeeld het verwerken van de uren en het maken van facturen. Bovendien kun je hierdoor veel sneller werken. Je bent momenteel veel tijd kwijt met het verzamelen, organiseren en uiteindelijk weer verspreiden van de juiste documenten. Zeker wanneer je met externe partijen samenwerkt. In zo’n geval biedt een online opslagruimte de ideale oplossing. Verleen externe partijen toegang en zij kunnen erbij zo lang als jij dat wenst. Omdat veel taken geautomatiseerd worden kun jij veel meer werkzaamheden uitvoeren op één dag.
Makkelijker werken
Er bestaan tal van ICT-oplossingen om taken van kleine en grote ondernemingen te automatiseren. Ze zijn allemaal zo ingericht om jouw werk een stuk makkelijker te maken. Zo heb je bijvoorbeeld diverse oplossingen voor financiële administratie. Omdat alle benodigde data in één omgeving of applicatie staat hoef je niet overal informatie vandaan te halen. Hierdoor word je niet langer gestoord door mailtjes, telefoontjes of collega’s aan je bureau.
Bescherm je privacygevoelige informatie
Een veilige werkomgeving vraagt nog meer aandacht dan het al deed. Je moet ervoor zorgen dat privacygevoelige informatie zeer goed beschermd blijft. Dit is nogal een uitdaging, want bedreigingen liggen constant op de loer. Veel bedrijven maken nog steeds gebruik van een openbare cloudopslag zoals Dropbox. Dit is enorm hackgevoelig. Kies daarom liever voor een pakket dat aan alle vereisten voldoet.
Je bespaart ook op kosten
Kantoorautomatisering is een investering waarbij je op lange termijn flink op kosten kunt besparen. Dit werkt eigenlijk heel simpel. Doordat jij makkelijker, sneller en productiever kunt werken heb jij onderaan de streep minder tijd nodig om een taak uit te voeren. Dit werkt natuurlijk zeer kostenefficiënt.
Kantoorautomatisering is de toekomst!
In de jaren ’80 en ‘90 begonnen steeds meer ondernemingen gebruik te maken van kantoorautomatisering. Het begon allemaal als een handige, maar optionele tool. Langzaam begonnen steeds meer ondernemingen het als een noodzakelijke behoefte te zien. En tegenwoordig is kantoorautomatisering een absolute vereiste voor iedere onderneming. Bovendien is kantoorautomatisering een stuk minder ingewikkeld dan je denkt. Wist je dat het gebruik van een app dé kantoorautomatisering van nu is?
Het gebruik van een app in je automatisering
Wanneer wij het woord “kantoorautomatisering” gebruiken, zien we bij veel mensen een bepaalde angst in de ogen. Er wordt direct gedacht aan hele ingewikkelde en technische termen. Het klinkt te complex en mensen vinden het spannend om ermee aan de slag te gaan. Totdat we hen vertellen dat een app dé kantoorautomatisering van nu is. Denk maar eens aan Sharepoint van Microsoft. Deze handige app bewaart jouw documenten op één gezamenlijke plek. Dit maakt het makkelijker om bestanden te creëren, aan te passen en te delen.
Een softwareapplicatie op je pc, tablet of mobiel is momenteel ontzettend populair als het gaat om kantoorautomatisering. Kantoorautomatisering werkte voorheen nog nooit zo makkelijk, simpel, toegankelijk en praktisch.
Er zijn veel voordelen verbonden aan zo’n app:
- Een app is instelbaar op elk device waardoor het voor iedereen toegankelijk is.
- Door het gebruiksvriendelijke design kan iedereen het gebruiken. Ook wanneer je niet technisch aangelegd bent!
- Waar jij nog wel eens iets vergeet, is de app in het opslaan van gegevens en ook nog eens veilig!
Hierdoor kun jij een stuk soepeler samenwerken. Daarnaast kun je veel makkelijker plannen en organiseren. Kortom, het is mogelijk om beter en slimmer te werken. En dat allemaal door jouw informatie op één gezamenlijke plek te beheren en te communiceren.
Verlaag kosten en werk efficiënter met kantoorautomatisering
Na het lezen van dit artikel weet jij wat kantoorautomatisering is en waarom het zo belangrijk is. Wil jij aan de slag gaan met kantoorautomatisering? Dan ben je bij Boost IT Consultancy aan het juiste adres. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Meer over Wesley
Met ruim 20 jaar in de IT, heb ik de nodige kennis opgedaan, waardoor ik van grote toegevoegde waarde ben voor organisaties die hun IT omgeving naar een hoger niveau willen tillen.
Technisch geweten
Mijn passie voor de IT komt tot zijn recht als ik organisaties kan adviseren hoe een IT-omgeving verbeterd en veiliger gemaakt kan worden. Ik word dan ook regelmatig het technisch geweten genoemd door mijn opdrachtgevers.
Communicatief vaardig
Mijn kracht ligt o.a. bij het goed kunnen inschatten van de risico’s en impact. Door niet teveel te verzanden in technische details, ben ik een goede gesprekspartner voor diverse stakeholders.
Gadget-freak
Als echte IT fanaat ben ik altijd op de hoogte van de laatste ‘ins and outs’. Een eigenschap / interesse die wat mij betreft onmisbaar is in de IT.
Benieuwd hoe we jouw it naar een hoger niveau kunnen tillen?
In een vrijblijvend gesprek kijk ik graag samen met jou waar de kansen liggen.