Wist je dat Microsoft met Office 365 maar een beperkte back-up van 30 dagen biedt? Dit wil zeggen dat wanneer jij enkel de standaard Microsoft 365 back-up oplossing gebruikt, de kans groot is dat jouw gegevens in gevaar lopen! Gelukkig is er een simpele oplossing: regel zelf een Office 365 back-up. Zo bescherm jij jouw data tegen hackers, ransomware-aanvallen en interne bedreigingen. Hier kan Boost IT Consultancy jou bij helpen.
Hoe beschermt Microsoft jouw gegevens eigenlijk?
Microsoft Office 365 biedt een eenvoudige toegang tot documenten vanaf ieder apparaat. Hierdoor kunnen samenwerkingen verbeterd worden. Let wel op: Microsoft richt zich in eerste plaats op het beheer van de Office 365 infrastructuur. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van je gegevens. Microsoft doet wel enkele dingen om jouw data veilig te beheren:
- Er wordt een kopie van je data gemaakt. Deze staat in een tweede datacenter, op een afzonderlijke locatie. Wanneer er een storing op de eerste locatie is, blijft de continuïteit op deze manier wel verzekerd.
- Daarnaast bieden zij voor een korte periode bescherming tegen gebruikers- en beheerdersfouten. Dit wil zeggen dat er een extra prullenbak aanwezig is waardoor verwijderde gegevens alsnog 30 dagen bewaard blijven. Zo kan een per ongeluk verwijderd bestand alsnog teruggehaald worden. Na deze 30 dagen wordt het bestand permanent verwijderd.
Doordat Microsoft wel enkele beveiligingsmaatregelen treft denken organisaties vaak dat Microsoft voor een volwaardige Office 365 back-up van hun gegevens zorgt en dat hun data dus altijd beveiligd is. Echter klopt dit niet! Zo ben je bijvoorbeeld niet beschermd tegen een kwaadwillige aanval op je data of het per ongeluk verwijderen van mails. We raden je dan ook aan om altijd een Office 365 back-up te regelen bij een derde partij.
Waarom is een Office 365 back-up zo belangrijk?
Je weet nu wat Microsoft zelf doet om jouw data te beschermen. Hieruit blijkt dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de bescherming tegen gegevensverlies bij de eindgebruiker ligt. Daarom is het belangrijk om in actie te komen. Regel een Office 365 back-up. Deze Office 365 back-up is belangrijk om verschillende redenen. Dat leggen we graag aan je uit.
Outlook heeft geen back-up van mails ouder dan 30 dagen
Wist je dat verwijderde mails niet langer dan 30 dagen kunnen worden bewaard zonder een Office 365 back-up? Dit is dan ook één van de meest voorkomende redenen dat onze klanten een Office 365 back-up willen regelen. Veel gebruikers verwijderen oude mails om ruimte te maken. Hierdoor is de kans groot dat je nét die belangrijke mail verwijdert en deze op een later moment niet meer terug kunt vinden.
Verwijder jij wel eens per ongeluk je data?
Je hebt veel tijd gestoken in een belangrijk bestand en jij of een collega verwijdert dit per ongeluk. Dat maakt toch niet uit? Microsoft bewaart je gegevens toch op twee locaties? Echter is het belangrijk om te weten dat deze tweede locatie niet als back-up dient! Verwijder je data uit een Office 365 applicatie? Dan wordt dit direct van beide locaties verwijderd.
De versiegeschiedenis en prullenbak bieden een tijdelijke en beperkte beveiliging van je data. Daarna is de data écht weg. Om dit te voorkomen raden we je aan om een Office 365 back-up te regelen. Hierbij kan Boost IT Consultancy jou helpen. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Ransomware hackers zorgen voor een continue dreiging
We kunnen er tegenwoordig niet meer omheen: hackers zorgen voor een constante dreiging. Standaard heeft Microsoft geen volledige back-up die jouw data na maanden of jaren kan terughalen. Alleen wanneer je voor een Office 365 back-up zorgt kan deze taak snel en makkelijk worden uitgevoerd.
Externe bedreigingen
Jouw privacy, bedrijfsreputatie en de veiligheid van interne klantgegevens lopen gevaar door malware en virussen. Deze externe bedreigingen kunnen binnendringen via e-mails en bijlagen. De beperkte back-up functie en herstelfunctie zijn niet voldoende om dergelijke aanvallen op te vangen. Hiervoor is het belangrijk om regelmatig Office 365 back-ups te maken. Op die manier kun je jouw bestanden snel herstellen.
Wil jij weten hoe veilig de IT-infrastructuur van jouw organisatie is? Dan is het mogelijk om een pentest uit te laten voeren. Hiermee verklein je de kans op cyberdreigingen, datalekken en ransomeware-aanvallen.
Kwaadwillige medewerkers binnen jouw organisatie
Dit is iets wat organisaties vaak over het hoofd zien wanneer het gaat over bedreigingen van veiligheid. Je denkt direct aan hackers en virussen maar bedreigingen van binnenuit zijn helaas ook mogelijk. En deze komen vaker voor dan je denkt. Wij zien bijvoorbeeld regelmatig terug dat ontevreden medewerkers na hun ontslag belangrijke data wissen. Of medewerkers uploaden, zowel bewust als onbewust, besmette bestanden. Daarom is het belangrijk om twee dingen te doen:
- Train jouw medewerkers in het veilig gebruiken van je IT-omgeving.
- Zorg voor een vangnet wanneer een medewerker toch een fout maakt. Dit doe je door een Office 365 back-up te regelen.
Een strengere regelgeving voor bepaalde industrieën
Wist je dat bepaalde industrieën een strengere regelgeving hebben waardoor ze extra voorschriften en vereisten hebben die verder gaan dan de standaard Office 365 back-up oplossing? Denk maar eens aan NEN 7510 of GDPR. Deze zorgen ervoor dat organisaties voor een aantal jaar een complete administratie moeten hebben met betrekking tot e-mails en bestanden.
Bij dit soort industrieën kun je denken aan finance, juridische dienstverlening en gezondheidszorg. De standaard Microsoft Office 365 back-up slaat verwijderde data maar tijdelijk op, waardoor de organisatie waarschijnlijk niet aan de regelgeving kan voldoen. Vanuit Microsoft zelf zijn er wel een aantal extra opties beschikbaar. Echter zijn deze vaak duurder en lastiger in gebruik dan bijvoorbeeld de Office 365 back-up van Boost IT Consultancy.
Jouw data veiligstellen? Dat kan met onze Office 365 back-up
Je weet nu waarom het van cruciaal belang is om een Office 365 back-up te regelen. De standaard instellingen van Office 365 lenen zich uitstekend voor het bewerken en delen van jouw data. De mogelijkheden voor het maken van back-ups is echter beperkt. Hierdoor kun jij dat per ongeluk verwijderde mailtje van twee maanden geleden niet meer terughalen. Ook zijn de standaard instellingen niet geschikt om jouw data te beschermen tegen hackers, ransomware-aanvallen en interne bedreigingen.
Daarom raden we je aan om een Office 365 back-up te regelen bij een derde partij. Bij Boost IT Consultancy is het mogelijk om een automatische Office 365 back-up te maken vanaf 3 euro per gebruiker per maand! Ben jij benieuwd naar de verschillende mogelijkheden omtrent de Office 365 back-up? Neem dan gerust contact met ons op!
Meer over Wesley
Met ruim 20 jaar in de IT, heb ik de nodige kennis opgedaan, waardoor ik van grote toegevoegde waarde ben voor organisaties die hun IT omgeving naar een hoger niveau willen tillen.
Technisch geweten
Mijn passie voor de IT komt tot zijn recht als ik organisaties kan adviseren hoe een IT-omgeving verbeterd en veiliger gemaakt kan worden. Ik word dan ook regelmatig het technisch geweten genoemd door mijn opdrachtgevers.
Communicatief vaardig
Mijn kracht ligt o.a. bij het goed kunnen inschatten van de risico’s en impact. Door niet teveel te verzanden in technische details, ben ik een goede gesprekspartner voor diverse stakeholders.
Gadget-freak
Als echte IT fanaat ben ik altijd op de hoogte van de laatste ‘ins and outs’. Een eigenschap / interesse die wat mij betreft onmisbaar is in de IT.
Benieuwd hoe we jouw it naar een hoger niveau kunnen tillen?
In een vrijblijvend gesprek kijk ik graag samen met jou waar de kansen liggen.